Obsluha importního toolu

Importní tool je softwarový nastroj, sloužící k uživatelsky jednoduššímu nahrávání specifických souborů do CRM. Najdete ho jako samostatnou aplikaci v rámci lead2car.

1. Základní obsluha
2. Chybová hlášení

1. Základní obsluha:

Pro import Vašich souborů otevřete záložku „Import Files“ na levé liště. Poté zvolte možnost „new“ na horní liště.

Otevře se Vám formulář nového importu. Nejprve je třeba vyplnit jméno importu a záznam poté uložit.

Po uložení záznamu se Vám zpřístupní Timeline. Klikněte na ikonku sponky. Poté vyberte soubor z Vašeho počítače a klikněte na „add note“. Musí se jednat o CSV soubor, kde oddělovačem je „¤“.

Po vložení souboru změňte „Status reason“ (v pravém horním rohu, po rozkliknutí spodní okénko) z „draft“ na „active“. V tuto chvíli záznam znovu uložte a můžete ho poté zavřít, dále je již vše automatizované. Pokud necháte záznam otevřený a uděláte „refresh“, po chvilce se změní „status reason“ automaticky na „processing“ a posléze na „done“. Tím je import ukončen.

2. Chybová hlášení:

Po ukončení importu může nastat situace, kdy se nepodařilo z různých důvodů importovat některé řádky souboru, který jste nahrávali. Importní tool v tomto případě vytvoří soubor s „rejecty“, který najdete nad Vámi nahraným souborem v Timeline.

Tento soubor stáhněte a otevřete. Na konci každého řádku bude chybová hláška, která blíže specifikuje chybu, kvůli které se tento řádek nepodařilo importovat. Tyto chyby mohou být různé.

Některé jsou způsobeny chybou v datech a je nutné vyžádat si opravená data. Typicky se jedná o chybu „2018-12- is not in the correct format dd/MM/yyyy Column index 20“ kde nám ve zdrojovém souboru přišel chybný formát datumu, nebo bylo datum nekompletní. Dále to může být chyba typu „neznámý VIN“, kdy se nepodařilo dekódovat VIN vozidla, který může být buď chybně napsaný v datech, poznáte podle očividně špatného formátu VIN, nebo může tato chyba nastat v případě záznamů o vozidlech cizích značek (typicky u zdroje AFT) či může daný VIN chybět na entitě VIN v CRM (správa této entity je popsána v kapitole 5). V posledním případě je pak třeba VIN doplnit a daný řádek importovat znovu. V případě chyby „Duplicitní vozidlo dle VIN“ zkontrolujte zdrojová data. Další chybou způsobenou špatnými daty je např. „Value cannot be null. (Parameter 'contact')“, kdy v datech chybí některý povinný údaj.

Při importech můžete také narazit na chybu „Kontakt – pro stejné IČO uvedeno jiné jméno a příjmení“. V tomto případě je třeba dohledat na entitě kontakty záznam, který obsahuje toto IČO (filtrování záznamů je popsáno v kapitole 2). Tento záznam si otevřete a na horní liště rozklikněte ikonku „tří teček“ a zvolte možnost „Flow“. Poté vyberte Flow „převedení – kontakt - společnost“. Tato akce převede podnikatele na společnost. Zvolte název nové společnosti, její formu a obor podnikání a stiskněte „run flow“. Poté znovu importujte chybný řádek.

Pokud narazíte na chybové hlášení, které není v tomto návodu popsané, vypište prosím support ticket. Ten vytvoříte velice jednoduše na LLP support portálu. Po přihlášení klikněte na záložku Support v horní liště a zvolte „Create New Support Case“.

Vyplňte zobrazený formulář, ve kterém popište chybu, která nastala a poté klikněte na „submit“. Máte také možnost k Vašemu support ticketu přiložit nějaký soubor, v případě chyby importního toolu to může být například soubor s chybovými hlášeními, v případě jiných chyb můžete přidat například snímek obrazovky.

Error - chybová hláška

A. Kontakt – pro stejné IČO uvedeno jiné jméno a příjmení

Popis řešení: Zde je řešením převést kontakt, u kterého je uvedeno IČO na společnost. Pomocí flow: Převedení - Kontakt - Společnost. Aktuálně je nyní ještě v diskuzi zrušit nebo modifikovat tuto kontrolu. Viz sheet převedení kontaktu na společnost.

Řešení erroru a používání manuálního flow Převod-Kontakt-Spol:

Jelikož přibývá případů, kdy importovaný záznam společnosti spadne na kontrole ICO: Kontakt – pro stejné IČO uvedeno jiné jméno a příjmení, je nyní předmětem diskuze, zda tuto kontrolu nezrušit či nemodifikovat nějakým jiným způsobem. Zde je popis konkrétního jednoho případu z produkce Opel.

B. Neznámý VIN

Popis řešení: Pokud se jedná o soubor ABC, je třeba doplnit VIN do číselníku VINů (tabulka VIN) a opakovat import chybového záznamu. Pokud se jedná o soubor AFT, je tam velká pravděpodobnost, že pracovnící na servisu zadají neexistující vin a tudíž se u AFT VIN nedoplňuje.

C. Unknown City

Popis řešení: Zde prověřit, co vstupuje v importovaném záznamu za město. 1)Pokud se jedná o existující město a toto město není v tabulce Cities, je třeba rozšířit číselník Cities. Rozšíření provedeme: napřed se doplní příslušné ICO do entity ZIP. Následně se doplní chybějící město do entity Cities. 2) Pokud je název města v importovaném záznamu chybný, je třeba jej opravit na správný tvar.

D. A validation error occurred. The length of the 'ey_name' attribute of the 'ey_branchcontact' entity exceeded the maximum allowed length of '100'.

Popis řešení: Tato chyba byla opravena - byl prodloužen počet znaků ve vybraných polích. Kdyby se opakovala, kontaktujte, prosím, tým EY. Dočasným řešením je manuálně zkrátit název v importovaném záznamu. Jelikož do daného pole ey_name se vkládá sloučená hodnota Název accountu + City + Číslo popisné/orientační = počet znaků > 100 , stane se, že i když má název společnosti méně než 100 znaků, tak celková sloučená hodnota přesáhne tento limit.

E. Duplicitní vozidlo dle VIN

Popis řešení: Toto se nejčastěji děje v situaci, kdy je ještě u nového nenaiportovaného vozidla z ABC zadán ještě ve výrobě požadavek na servis - úpravy na vozidle. Vozidlo se dostane do CRM již s předchozím AFT souborem a při importu ABC souboru již záznam padne na chybě 'Duplicitní vozidlo dle VINu'. Toto ještě prokonzultovat s Alešem, zda u takových vozidel manuálně opravovat zdroj z AFT na ABC.

F. Unknown ZIPCode

Popis řešení: V importovaném záznamu ověřit správný tvar a existenci ZIP. Pokud je v odpovídajícím tvaru a v CRM neexistuje > rozšířit záznamy v entitě ZIP o daný zip kod. Zkontrolovat k tomu i město. Chybový záznam dát znovu na import.

G. 23/75/1960 is not in the correct format dd/MM/yyyy Column index 20

Popis řešení: U importovaného záznamu upravit formát data narození na požadovaný tvar.

H. Kontakt – pro emailovou adresu nebyl kontakt nalezen

Popis řešení: Tato chyba nejvíce nastává u souborů KPP. Neřeší se, jedná se o pokusy o odhlášky. Zkonzultovat s Alešem.

I. A record that has the attribute values Company registration number already exists. The entity key Account Reg Number requires that this set of attributes contains unique values. Select unique values and try again.

Popis řešení: Zde shrnutí od LLP: Ty první dvě hlášky jsou důsledek zavedení klíčů pro zabránění vzniku duplicit, které jsme nedávno řešili. Tedy v těchto připadech již záznamy s těmito klíči existují a jsou odmítnuty. Proberu to s kolegou, ale myslím si, že se ten řádek jednou naimportoval a pak došlo k chybě v Azure a měl se vytvořit záznam znovu a zavedení klíče tomu zabránilo, řešili jsme to v casu CAS-04936-N3P3R6.

J. Obchodní vztah dealer

Popis řešení: Třeba zkonzultovat s Alešem.

K. Object reference not set to an instance of an object.

Popis řešení: Chyba, kterou způsoboval plugin EY, již je opravená. Support case CAS-05187-L7T9X4.

L. Celý soubor skončí errorem

Popis řešení: Často se jedná o rozbitý (rozdělený) řádek v souboru: pak tento proces skončí chybou, jelikož Importní Tool nemá ke zpracování požadovaný počet sloupců, který předpokládá. Je se třeba podívat, kolik záznamů se z daného souboru naimportovalo. Rozbitý řádek opravit a vytvořit nový soubor, kam by se vložily všechny záznamy od rozbitého řádku níže a doimportovaly by se. Kolik záznamů se již naimportovalo a kolik je třeba doimportovat se zjistí podle postupu v sheetu m) Import- spadne na timeoutu.

Častý důvod chyby:

Často se jedná o rozbitý řádek v souboru: pak tento proces skončí chybou, jelikož nemá ke zpracování požadovaný počet sloupců, který předpokládá. Je se třeba podívat, kolik záznamů se z daného souboru naimportovalo. Rozbitý řádek opravit a udělat nový soubor, kam by se vložily všechny záznamy od rozbitého řádku níže a doimportovaly by se. Kolik záznamů se již naimportovalo a kolik je třeba doimportovat se zjistí podle postupuv sheetu sheetu Import- spadne na timeoutu.

Jak vypadá rozbitý řádek:

M. Nahrávaný soubor se zasekne ve stavu Processing.

Popis řešení: Problémem je pravděpodobně vysoký počet řádků (6301) a nahrávání se z tohoto důvodu pozastavilo. Je doporučeno nahrávat maximálně 1500 řádků/1 soubor.

1. Manuálně změnit Status Reason z „Processing“ na „Done“.

2. Upravit soubor k importu.

2a. V souboru k importu smazat řádky 1 až x (poslední naimportovaný řádek).

2b. Pojmenovat tento soubor (např. AFT_202306_20230706 d_timeout)

3. Soubor nahrát obvyklým způsobem.

Nahrávaný soubor se zasekne ve stavu Processing.

Problémem je pravděpodobně vysoký počet řádků (6301) a nahrávání se z tohoto důvodu pozastavilo. Je doporučeno nahrávat maximálně 1500 řádků/1 soubor. Časová délka pro nahrání jednoho souboru jsou 3 hodiny. Pokud zpracování překročí tuto dobu a nejsou nahraná všechna data, import spadne na timeoutu a zasekne se ve stavu processing.

Níže dále uvádím návod, jak v budoucnu tento problém řešit: Další postup: Otevřít soubor v Importním Toolu, podívat se do záložky Import Journal, seřadit Row number larger to smaller a zjistit, který záznam (řádek a firma/osoba) byl nahrán jako poslední. V našem případě byla posledním nahraným záznamem soukromá osoba Alena Víchová, řádek 1344.

Další postup:

1. Manuálně změnit Status Reason z „Processing“ na „Done“.

2. Upravit soubor k importu.

2a. V souboru k importu smazat řádky 1 až x (poslední naimportovaný řádek).

2b. Pojmenovat tento soubor (např. AFT_202306_20230706 d_timeout)

3. Soubor nahrát obvyklým způsobem.

N. Geo Dealer Import, který je stále ve stavu Processing.

Popis řešení: Pokud se chyba opět objeví, určitě nám napište a my se na to podíváme.

Jestli k této situaci dojde a nebude tam výstupní soubor s chybami, můžeme nastavit stav zpět na ACTIVE sami a data se dohrají. Jinak, pokud se objeví výstupní soubor s chybami, je třeba psát na LLP, aby manuálně změnili stav a data se dohrála.

Důvod zaseknutí: Time-out. Aktualizace nad tabulkou s PSČ proběhla v pořádku. Druhá operace aktualizace PSČ u Accountu spadla na time outu.